Arbeitszeiterfassung: Dokumentationspflichten des Arbeitgebers
Die Anforderungen an die Dokumentationspflichten der Arbeitgeber gehen nach einem aktuellen Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) über die derzeitigen Pflichten nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) weit hinaus. Das Urteil des EuGH hat wegen seiner erheblichen praktischen Auswirkungen für Aufsehen gesorgt. Derzeit besteht zudem Unsicherheit, ob bzw. in welchem Umfang die Grundsätze unmittelbar gelten.
Nach dem Urteil des EuGH müssen die Arbeitgeber künftig umfassend dazu verpflichtet werden, Zeiterfassungssysteme einzuführen, mit denen die tägliche Arbeitszeit einschließlich der Mindestruhezeiten dokumentiert werden. Ziel der Vorgaben sei ein besserer Schutz der Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer.
Was gilt derzeit nach dem ArbZG?
Nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) besteht lediglich eine allgemeine arbeitgeberseitige Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitsstunden, die
- über die reguläre werktägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden hinausgehen oder
- die auf Sonn- und Feiertage fallen (§ 16 Abs. 2 Satz 1 ArbZG).
Hinweise: Darüberhinausgehende umfassendere Aufzeichnungspflichten bestehen insbesondere bei geringfügig Beschäftigten und im Mindestlohnsektor. Hier sind die Arbeitgeber i. d. R. verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer aufzuzeichnen.
Welcher Arbeitszeitbegriff gilt?
Arbeitszeit im Sinne des ArbZG ist die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen.
Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf i. d. R. acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn
- innerhalb von sechs Kalendermonaten oder
- innerhalb von 24 Wochen
im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.
Die Arbeit ist durch Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen.
Zudem müssen die Arbeitnehmer nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben.
Hinweis: Von den Regelungen des Arbeitszeitgesetzes darf selbst mit Einverständnis des Arbeitnehmers grundsätzlich nicht abgewichen werden. Verstöße gegen das ArbZG können zudem als Ordnungswidrigkeiten (vgl. § 22 ArbZG) oder in bestimmten Fällen als Straftaten (§ 23 ArbZG) sanktioniert werden.
Handlungspflichten des Arbeitgebers?
Der EuGH hat in seinem grundlegenden Urteil demgegenüber abweichende Regeln formuliert. Arbeitgeber in den EU-Mitgliedsstaaten müssen - so der EuGH - allgemein dazu verpflichtet werden, die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer »systematisch und vollständig« zu erfassen. Dies geht über die Pflicht zur Aufzeichnung der Überstunden und von Sonn- und Feiertagsarbeit hinaus.
Unmittelbare Handlungspflichten des Arbeitgebers?
Bisher ist der deutsche Gesetzgeber nicht tätig geworden. Daher stellt sich die Frage, ob sich aus dem Urteil bereits jetzt unmittelbare Handlungspflichten der Arbeitgeber ergeben, die diese sofort beachten und umsetzen sollten.
Unmittelbare Handlungspflichten zur sofortigen Aufzeichnung der gesamten Arbeitszeiten der Arbeitnehmer ergeben sich zwar nach wohl herrschender Auffassung aus einer unionskonformen Auslegung der bestehenden gesetzlichen Regelungen nicht, da nach dem Urteil des EuGH der Gesetzgeber zum Handeln verpflichtet ist.
Allerdings ist es nicht auszuschließen, dass Gerichte bereits vor dem Tätigwerden des deutschen Gesetzgebers die Arbeitgeberpflichten entsprechend umfassend auslegen und daher entsprechende Sanktionierungen bzw. Urteile zur Durchsetzung von Arbeitnehmerrechten ergehen.
So ist ein in diese Richtung weisendes erstinstanzliches Urteil des Arbeitsgerichts Emden ergangen (ArbG Emden, Urteil vom 20.02.2020 - 2 Ca 94/19). Dem Arbeitnehmer wurde die in dem Verfahren eingeklagte Überstundenvergütung zugesprochen, unter Verweis auf das Urteil des EuGH und der fehlenden Dokumentation der Arbeitszeiten im entschiedenen Fall.
Daher ist es Arbeitgebern anzuraten, bereits jetzt den umfassenden Pflichten zur Arbeitszeiterfassung nach dem Urteil des EuGH vorsorglich nachzukommen, auch wenn der Gesetzgeber bisher die Anpassungen des ArbZG noch nicht vorgenommen hat.
Umsetzung
Umfang
Der Umfang der Aufzeichnungen sollte nicht nur das Tagessaldo hinsichtlich der geleisteten Arbeitsstunden enthalten. Es muss auch Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden, um die Einhaltung der Mindestruhezeiten überprüfen zu können. Fraglich ist, ob auch tägliche Ruhezeiten (Pausen) einschließlich der Lage der Ruhezeiten zu erfassen sind; sie sollten daher vorsorglich erfasst werden.
Hinweis: Eine Delegation der Pflichten auf den Arbeitnehmer wird dabei als zulässig angesehen. Zu beachten ist, dass die Einhaltung der Verpflichtungen durch stichprobenartige Kontrollen seitens des Arbeitgebers überprüft werden sollte. Zudem trägt der Arbeitgeber das Risiko, dass die Arbeitszeiten fehlerhaft dokumentiert werden.
Technische Lösungen
Bereits jetzt bestehen in vielen Unternehmen technische Lösungen zur Erfassung der Arbeitszeiten. In Frage kommen etwa App-Lösungen, Chipkarten, Token oder Zeiterfassung mittels biometrischer Erkennung. Ob eine Zeiterfassung künftig anhand von handschriftlichen Aufzeichnungen möglich ist, ist dagegen fraglich.
Die Zeiterfassung muss jedenfalls für die Arbeitnehmer allgemein zugänglich sein. Welche Anforderungen hier genau zu erfüllen sind, muss sich noch zeigen. Es ist davon auszugehen, dass den Arbeitnehmern umfassende Einsichts- und Zugangsrechte zur Zeiterfassung zu gewähren sind.
Hinweis: Üblicherweise ist das Zeiterfassungssystem an die Lohn- und Gehaltsabrechnung gekoppelt. Die Arbeitszeit im arbeitsschutzrechtlichen Sinne ist jedoch nicht gleichbedeutend mit der vergütungsrechtlichen Arbeitszeit, die die Grundlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung darstellt. Daher sollten ggf. künftig Anpassungen des Zeiterfassungssystems im Unternehmen erfolgen, sodass nicht lediglich die vergütungsrechtliche Arbeitszeit aufgezeichnet wird.
Quelle: EuGH vom 14.05.2019 - Rechtssache C-55/18 - CCOO ./. Deutsche Bank SEA