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Hinweise zur Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen in elektronischer Form

Im Jahre 2014 hat die Finanzverwaltung die neuen Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff erlassen (GoBD). Aufgrund von zwischenzeitlich ergangener Rechtsprechung und ersten Erfahrungen mit der Betriebsprüfung können wir einige Praxishinweise zur GoBD-Konformität von Buchhaltungen weitergeben:

(1) Vor- und Nebensysteme: Nicht nur das eigentliche Buchhaltungsprogramm, sondern auch Vor- und Nebensysteme unterliegen dem Datenzugriff der Betriebsprüfung, sofern sie für die Besteuerung von Relevanz sind. Dies wird weit ausgelegt und gilt letztlich für alle Systeme, die in irgendeinem Zusammenhang zur Rechnungslegung stehen (z.B. Anlagen- und Lohnbuchhaltung, Kassensysteme, Warenwirtschafts- und Fakturierungssysteme, Dokumenten-Management-Systeme, aber auch branchenspezifische Software). Solche Systeme müssen dann zudem revisionssicher sein, d.h. die Daten müssen unveränderbar abgespeichert bzw. vorgenommene Änderungen protokolliert werden.

Das wird vielfach in der Praxis noch nicht zutreffen. Hier sollte die neueste Programmversion verwendet und auf GoBD-Konformität geachtet werden.

(2) Aufbewahrung von Belegen/Kontoauszügen: Belege sind prinzipiell in der Form aufzubewahren, in der sie übermittelt wurden. Elektronisch erhaltene Belege sind daher für die Dauer der Aufbewahrungsfrist elektronisch revisionssicher zu speichern, gegen Verlust zu sichern und für die digitale Außenprüfung bereitzustellen. Dies gilt auch für Online-Kontoauszüge, wie das Bayrische Landesamt für Steuern in einer Verfügung vom 20.1.2017 klargestellt hat.

Es genügt also nicht, den Kontoauszug auszudrucken und den Papierausdruck aufzubewahren. Nach Ansicht des Landesamts soll das nicht nur für Bilanzierende, sondern auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner gelten. Den Vorgaben der Finanzverwaltung im Bereich der digitalen Buchhaltung ist hohe Beachtung zu schenken, um die Gefahr von Hinzuschätzungen zu minimieren.

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