Ist Ihre Warenwirtschaft und Lagerlogistik fit für die GoBD?
Die digitale Lohnsteuerschnittstelle enthält eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung von elektronischen Datenfeldern und Dateien und soll dem Außenprüfer einen Z3-Zugang durch Datenträgerüberlassung zu lohnsteuerlichen Vorsystemen ermöglichen. Bei dieser Art des Datenzugriffs sind der Finanzverwaltung zusammen mit den gespeicherten Daten alle zur Auswertung notwendigen Informationen (Datenstruktur, Datenfelder) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Etwas Vergleichbares gibt es für den Bereich der Warenwirtschaft (noch) nicht. In der Praxis ist aber eine Tendenz zur Ausweitung der digitalen Außenprüfung auf Vorsysteme feststellbar, sodass es unabdingbar ist, sich mit dem Umfang der steuerrelevanten Daten innerhalb des Warenwirtschaftssystems auseinander zu setzen. Die Steuerpflichtigen sollten zur eigenen Sicherheit davon ausgehen, dass die Finanzverwaltung den Umfang steuerrelevanter Daten exzessiv auslegen wird.
In Unternehmen arbeiten i. d. R. viele Systeme zusammen, bevor in der Finanzbuchhaltung ein Vorratsbestand erfasst wird. So werden in Handelsunternehmen die Zentrallagerbestände mittels Lagerführungssystemen (LFS) verwaltet und die Ergebnisse der Inventuraufnahmen sowie Lagerentnahmen dort verarbeitet. Während das LFS die Bestände nur mengenmäßig führt, findet in einem weiteren Vorsystem ‑ dem Warenwirtschaftssystem ‑ die laufende Warenbewertung statt. Um den mengenmäßigen Bestand zwischen LFS und Warenwirtschaftssystem zu synchronisieren, werden die Bewegungsdaten zwischen beiden Systemen ausgetauscht. In Handelsunternehmen werden die Bestandsabverkäufe zudem im Kassensystem erfasst und letztlich in der Warenwirtschaft und ‑ in aggregierter Form ‑ in der Finanzbuchhaltung weiterverarbeitet. Innerhalb der Verarbeitung der Bewegungsdaten fallen unzählige digitale Daten an, die GOBD-Relevanz haben und damit für eine digitale Betriebsprüfung interessant sind. Aufgabe des Steuerpflichtigen ist es, im Rahmen einer Erstqualifikation zu erheben, welche dieser Daten steuerrelevant sind.
Will der Betriebsprüfer den steuerlichen Vorratsbestand zu einem Bilanzstichtag mit einem Z3-Zugang prüfen, ist die logische Konsequenz, dass die Warenwirtschaft und das LFS in die Prüfung einbezogen werden.
Auf Grund der reinen mengenmäßigen Bestandsführung und dem extrem hohen Datenanfall werden die Bewegungsdaten des LFS in vielen Fällen nicht über den steuerlichen Aufbewahrungszeitraum archiviert.
Bei den eingesetzten Warenwirtschaftssystemen kommt als weitere Dimension hinzu, dass diese oftmals eigenerstellt wurden. Diese Fälle sind durch eine individuelle Datensatzstruktur und oftmals fehlende oder lückenhafte Verfahrensdokumentationen gekennzeichnet.
Die GoBD fordert, dass neben den Bewegungsdaten der maschinell auswertbaren Strukturinformationen auch eine Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt wird, die einen vollständigen System- und Prozessüberblick unter Einschluss aller im System anfallenden digitalen Informationen ermöglicht.