Bisherige Entwicklungen
E-Rechnungsstellung: Seit dem 01.01.2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B).
Davon ausgenommen sind:
- steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG,
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV),
- Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Empfangspflicht: Inländische B2B-Unternehmen sind seit dem 01.01.2025 verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Für den debitorischen Bereich gibt es Übergangsregelungen.
Technische Anforderungen: Die E-Rechnung muss ein strukturierter, maschinell auswertbarer Datensatz sein. Ein zusätzlich menschenlesbares Dokument ist nicht erforderlich, kann aber optional mitgeschickt werden (z. B. beim ZUGFeRD-Format).
Der Drei-Stufen-Plan: Die Einführung der E-Rechnung erfolgt in drei Schritten. Der erste Schritt zur Umsetzung ist damit bereits erfolgt.
Geplante Änderungen zum BMF-Schreiben
1. Rechnungstellung
Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen künftig E-Rechnungen ausstellen, unabhängig von Größe oder Branche. Auch Kleinunternehmer, Land- und Forstwirte sowie private Vermieter sind verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen.
2. Empfang von E-Rechnungen
Ein separates E-Mail-Postfach ist nicht nötig. Wer keine E-Rechnungen empfangen kann oder will, hat kein Recht auf eine andere Rechnungsform. Bis Ende 2026 gilt eine Übergangsregelung: In dieser Zeit darf der Leistende noch eine sonstige Rechnung schicken. Danach sind nur noch E-Rechnungen erlaubt – Verstöße können ein Bußgeld nach sich ziehen.
3. Rechnungsformate
Erlaubt sind nur strukturierte Formate nach EN 16931. PDF, DOC, XLS oder TIF gelten nicht als E-Rechnung, sondern nur als „sonstige Rechnung“.
4. Pflichtangaben
Alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG müssen im Datensatz selbst stehen. Links oder Verweise reichen nicht aus. Zusätzliche Infos (z. B. Stundennachweise) können als Anhang ergänzt werden.
5. Änderungen an Rechnungen
Ändert sich nur die Bemessungsgrundlage (z. B. Preisnachlass oder Mängelrüge), ist keine neue Rechnung erforderlich. Bei Änderungen am Leistungsumfang (z. B. Mehrarbeiten) muss die Rechnung berichtigt werden.
6. Vorsteuerabzug
Nur eine ordnungsgemäße E-Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug. Formatfehler können dazu führen, dass der Abzug verloren geht. Während der Übergangszeit gilt eine Ausnahme: Liegt der Fehler nur im Format, bleibt der Vorsteuerabzug bestehen, wenn der Empfänger auf die Übergangsregelung vertrauen durfte.
7. Archivierung
Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss laut GoBD unverändert aufbewahrt werden. Ein menschenlesbarer Teil (z. B. PDF) ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält (z. B. Buchungsvermerke).
| Pflichten für Unternehmen | ||||
| 2025 | 2026 | 2027 | 2028 | |
| Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen (auch ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers) | + | + | + | + |
| Versand von Rechnungen in Papierform oder elektronische Rechnungen (auch nicht im E-Rechnungsformat z. B. PDF) | + | + | - | - |
| Wie zuvor, jedoch Voraussetzung, dass im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 € Gesamtumsatz erzielt wurde | + | + | + | - |
| Rechnungen im EDI-Format | + | + | + | + |
Die endgültige Veröffentlichung des BMF-Schreibens ist für das 4. Quartal 2025 vorgesehen. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Prozesse und Systeme anzupassen.
Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Systeme und Prozesse rechtzeitig anzupassen und sicherzustellen, dass Sie alle Anforderungen erfüllen. Sprechen Sie uns an – gemeinsam schaffen wir einen reibungslosen Übergang in die Welt der E-Rechnungen.