Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Jetzt Lohn- und Personalprozesse digital aufstellen
Denn ab 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber relevante Entgeltunterlagen elektronisch führen. Die bisher mögliche Befreiung von der elektronischen Führung endet zum 31. Dezember 2026.
Welche Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden?
Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) regelt, welche Angaben und Unterlagen Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Entgeltabrechnung führen müssen. Dazu gehören je nach Beschäftigungsverhältnis unterschiedliche sozialversicherungs- und abrechnungsrelevante Nachweise und Dokumente.
Für Unternehmen, die entsprechende Unterlagen bislang noch in Papierform führen, bedeutet das: Die verbleibende Zeit sollte genutzt werden, um die Ablage und die damit verbundenen Prozesse digital aufzustellen.
Dabei geht es nicht nur darum, Papierdokumente durch digitale Dateien zu ersetzen.
Digitalisierung bietet mehr als eine digitale Ablage
Gerade rund um die monatliche Lohnabrechnung entstehen häufig Medienbrüche. Neue Mitarbeiterdaten werden per E-Mail übermittelt, variable Monatsdaten in Excel gepflegt und Dokumente auf unterschiedlichen Wegen ausgetauscht.
Wer die Umstellung auf elektronische Entgeltunterlagen zum Anlass nimmt, den gesamten Prozess zu betrachten, kann deshalb gleichzeitig manuellen Aufwand reduzieren.
Digitale Lösungen können beispielsweise dabei unterstützen,
- Personalunterlagen strukturiert digital zu organisieren,
- Stamm- und Monatsdaten digital mit der Lohnabrechnung auszutauschen,
- An- und Abwesenheiten sowie eAU-Daten in den Prozess einzubinden,
- Lohndokumente digital für Mitarbeitende bereitzustellen und
- bestehende HR- oder Zeiterfassungssysteme mit der Lohnabrechnung zu verbinden.
Entscheidend ist dabei nicht, möglichst viele neue Systeme einzuführen. Vielmehr sollte geprüft werden, welche digitalen Prozessschritte zum eigenen Unternehmen und zur bestehenden Systemlandschaft passen.
Jetzt auf 2027 vorbereiten
Aus unserer Erfahrung in der Lohnberatung ist die technische Lösung nur ein Teil der Umstellung. Ebenso wichtig ist die Frage, wie Informationen künftig zwischen Personalabteilung, Mitarbeitenden und Lohnabrechnung ausgetauscht werden sollen.
Unternehmen sollten deshalb frühzeitig prüfen, welche relevanten Unterlagen heute noch in Papierform vorliegen, wo Daten mehrfach erfasst werden und welche Prozesse sich digital einfacher gestalten lassen.
Online-Seminar mit DATEV
Wie das konkret aussehen kann, zeigen wir gemeinsam mit der DATEV eG in unserem kostenfreien Online-Seminar:
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