Inventur: Sperrbestände richtig erfassen und bewerten
Denn ein Sperrvermerk im Warenwirtschaftssystem beantwortet noch nicht die entscheidenden Fragen für den Jahresabschluss: Gehört der Bestand überhaupt dem Unternehmen? Ist er noch voll verwertbar? Muss eine Abwertung vorgenommen werden? Und sind mögliche Folgekosten aus Qualitätsmängeln zusätzlich zu berücksichtigen?
Gerade für produzierende Unternehmen und Automobilzulieferer können Sperrbestände einen wesentlichen Teil des Vorratsvermögens betreffen.
Sperrbestände müssen bei der Inventur mitgedacht werden
Nach § 240 HGB ist für den Schluss eines Geschäftsjahres ein Inventar aufzustellen. Die Vermögensgegenstände sind dabei nach Art, Menge und Wert zu erfassen. Neben der klassischen Stichtagsinventur lässt das HGB unter bestimmten
Voraussetzungen auch Inventurvereinfachungsverfahren zu.
Für die Inventur bedeutet das zunächst: Auch gesperrte eigene Bestände dürfen nicht einfach aus der Aufnahme ausgeklammert werden.
Sie sollten vielmehr eindeutig identifiziert und separat gekennzeichnet werden. Gleichzeitig sollte bereits während der Inventur dokumentiert werden, warum ein Bestand gesperrt ist. Mögliche Gründe sind beispielsweise:
- laufende Qualitätsprüfungen,
- festgestellte Material- oder Produktionsfehler,
- Kundenreklamationen,
- notwendige Nacharbeiten,
- Rückruf- oder Gewährleistungsfälle oder
- Teile, deren weitere Verwendung noch ungeklärt ist.
Eine ordnungsgemäße Inventur soll nicht nur die Menge erfassen. Auch erkennbare wertbeeinflussende Faktoren wie Schäden oder nicht mehr verwendbare Bestände sollten bereits bei der Bestandsaufnahme dokumentiert werden.
Sperrlager bedeutet nicht automatisch Abschreibung
Allein die Tatsache, dass ein Bestand gesperrt wurde, führt noch nicht automatisch zu einer Wertminderung.
Wird eine Charge beispielsweise lediglich vorsorglich bis zum Abschluss einer Qualitätsprüfung gesperrt und kann anschließend uneingeschränkt weiterverarbeitet oder verkauft werden, kann der bisherige Wert weiterhin gerechtfertigt sein.
Anders kann es aussehen, wenn am Abschlussstichtag bereits feststeht, dass Teile mangelhaft sind, nachgearbeitet werden müssen, nur eingeschränkt verkauft werden können oder nicht mehr verwendbar sind.
Für Vorräte gilt handelsrechtlich das strenge Niederstwertprinzip. Liegt der Börsen- oder Marktpreis beziehungsweise – soweit ein solcher nicht feststellbar ist – der am Abschlussstichtag beizulegende Wert unter den Anschaffungs- oder Herstellungskosten, ist auf den niedrigeren Wert abzuschreiben. Anders als beim Anlagevermögen setzt dies keine voraussichtlich dauerhafte Wertminderung voraus.
Genau deshalb ist der Status eines Sperrbestands am Abschlussstichtag so wichtig.
Nicht jeder Bestand im Sperrlager gehört auch in die eigene Bilanz
Ein weiterer typischer Inventurfehler besteht darin, ausschließlich auf den physischen Lagerort zu schauen.
Für die Bilanzierung ist jedoch die wirtschaftliche Zugehörigkeit maßgeblich. Befinden sich beispielsweise Teile eines Kunden im Sperrlager des Zulieferers, werden diese nicht allein deshalb zu eigenem Vorratsvermögen, weil sie sich auf dem eigenen Betriebsgelände befinden.
Umgekehrt können eigene Waren, die sich bei einem Dritten befinden, weiterhin zum eigenen Vorratsvermögen gehören. Das betrifft etwa Bestände in Außen- oder Konsignationslagern. Solche Bestände müssen bei der Inventur ebenfalls berücksichtigt und entsprechend nachgewiesen werden.
Für die Inventurvorbereitung ist daher eine klare Trennung zwischen Eigenbeständen und Fremdbeständen wichtig.
Was sollte bei der Inventur eines Sperrlagers dokumentiert werden?
Damit die spätere Bewertung nachvollziehbar vorgenommen werden kann, sollte die Inventur nicht bei der Stückzahl enden.
Bei wesentlichen Sperrbeständen empfiehlt es sich insbesondere festzuhalten:
- Artikel beziehungsweise Materialnummer und Menge,
- Grund und Zeitpunkt der Sperrung,
- Eigentums- beziehungsweise wirtschaftliche Zuordnung,
- Qualitätsstatus am Inventurstichtag,
- geplante Nacharbeit oder weitere Verwendung,
- mögliche Verwertungs- oder Verschrottungsmöglichkeiten und
- gegebenenfalls bestehende Ansprüche gegenüber Kunden, Lieferanten oder Versicherungen.
Gerade wenn hohe Sperrbestände bestehen, sollten Lager, Qualitätsmanagement und Rechnungswesen ihre Informationen deshalb frühzeitig abstimmen.
Qualitätsprobleme können weitere Bilanzpositionen betreffen
Ein gesperrter Bestand kann zudem nur ein Teil der bilanziellen Auswirkungen eines Qualitätsproblems sein.
Müssen mangelhafte Produkte nachgearbeitet oder ersetzt werden oder bestehen Gewährleistungsverpflichtungen gegenüber Kunden, kann zusätzlich zu einer möglichen Abwertung der Vorräte zu prüfen sein, ob Verpflichtungen des Unternehmens bestehen, für die eine Rückstellung erforderlich ist.
Umgekehrt können Ansprüche gegenüber Lieferanten oder Kunden bestehen. Auch diese sind gesondert hinsichtlich ihrer rechtlichen Durchsetzbarkeit und bilanziellen Erfassung zu beurteilen.
Fazit
Bei der Inventur gilt für Sperrbestände: Zählen allein reicht nicht.
Entscheidend ist, dass gesperrte Bestände vollständig erfasst, wirtschaftlich richtig zugeordnet und ihr Zustand am Abschlussstichtag nachvollziehbar dokumentiert wird. Die Aufnahme in ein Sperrlager führt dabei weder automatisch zu einer Abschreibung noch darf sie dazu führen, dass Bestände bei der Inventur übersehen werden.
Für die anschließende Bewertung kommt es insbesondere auf den Grund der Sperrung, die weitere Verwertbarkeit und die am Abschlussstichtag vorliegenden Informationen an.
Eine saubere Vorbereitung der Inventur erleichtert deshalb nicht nur die Bestandsaufnahme, sondern schafft zugleich eine belastbare Grundlage für die Bewertung im Jahresabschluss und die spätere Abschlussprüfung.