Mitarbeiter-Freistellungsmodelle: BFH konkretisiert den Zeitpunkt der Rückstellungsbildung

Mit Urteil vom 5. Februar 2026 (IV R 11/24) hat der Bundesfinanzhof (BFH) hierzu wichtige Grundsätze konkretisiert. Im entschiedenen Fall ging es um ein Vorruhestandsmodell. Dabei stellte der BFH klar, dass eine Rückstellung unter bestimmten Voraussetzungen bereits für Mitarbeitende in Betracht kommt, die sich noch nicht in der Freistellungsphase befinden und mit denen noch keine gesonderte Freistellungsvereinbarung abgeschlossen wurde. Voraussetzung ist insbesondere, dass bereits nach dem Anstellungsvertrag ein entsprechender Anspruch besteht.

Rückstellung bereits vor Beginn der Freistellung

Im konkreten Fall konnten sich bestimmte Führungskräfte bis zu drei Jahre vor Erreichen der Regelaltersgrenze von ihrer Arbeitsleistung freistellen lassen. Während dieser Zeit erhielten sie weiterhin 70 % ihrer jährlichen Bruttovergütung. Voraussetzung war unter anderem eine mindestens 25-jährige Vertragsdauer bis zum Erreichen der Regelaltersgrenze.

Das Unternehmen bildete für die daraus resultierenden zukünftigen Zahlungsverpflichtungen Rückstellungen. Das Finanzamt erkannte diese jedoch nur für Mitarbeitende an, mit denen zum jeweiligen Bilanzstichtag bereits eine gesonderte Freistellungsvereinbarung geschlossen worden war.

Der BFH bestätigte dagegen die Rückstellungsbildung dem Grunde nach auch für weitere anspruchsberechtigte Mitarbeitende. Entscheidend war, dass die wesentlichen Voraussetzungen bereits im Anstellungsvertrag festgelegt waren und sich das Unternehmen von der Verpflichtung nicht mehr einseitig lösen konnte.

Freistellungsanspruch wird während der Beschäftigung erdient

Von besonderer Bedeutung ist die wirtschaftliche Betrachtung des BFH. Die während der Freistellungsphase gezahlte Vergütung wurde im konkreten Fall als Gegenleistung für bereits während der Beschäftigungszeit erbrachte Arbeitsleistungen angesehen.

Die Mitarbeitenden hatten sich den späteren Freistellungsanspruch somit durch ihre vorherige Arbeitsleistung erdient. Für das Unternehmen bestand dadurch ein sogenannter Erfüllungsrückstand, der die Bildung einer Rückstellung rechtfertigen kann.

BFH korrigiert auch den Zeitraum der Rückstellungsansammlung

Der BFH beschäftigte sich darüber hinaus mit der Frage, über welchen Zeitraum die Rückstellung aufzubauen ist.

Die Vorinstanz hatte noch auf den Zeitpunkt abgestellt, zu dem der zivilrechtliche Anspruch auf die spätere Freistellung entsteht. Der BFH widersprach dieser Auffassung.

Wird mit der Vergütung während der Freistellung die Arbeitsleistung während der gesamten Beschäftigungsdauer abgegolten, ist der voraussichtliche Erfüllungsbetrag grundsätzlich über den Zeitraum ab dem vertraglich festgelegten Beginn des jeweiligen Dienstverhältnisses zu verteilen. Bei der Bewertung ist außerdem zu berücksichtigen, dass Mitarbeitende vor Beginn der Freistellungsphase aus dem Unternehmen ausscheiden können. Hierfür ist ein entsprechender Fluktuationsabschlag einzubeziehen.

Was bedeutet das für Unternehmen?

Unternehmen mit bestehenden oder geplanten Vorruhestands- und Freistellungsmodellen sollten ihre vertraglichen Regelungen auch aus bilanzieller und steuerlicher Sicht überprüfen. Relevant sind insbesondere folgende Fragen:

• Besteht bereits aufgrund des Arbeitsvertrags oder einer anderen verbindlichen Regelung ein Anspruch?
• Kann sich das Unternehmen noch einseitig von der Verpflichtung lösen?
• Werden mit den späteren Zahlungen bereits erbrachte Arbeitsleistungen vergütet?
• Ab welchem Zeitpunkt ist die Verpflichtung wirtschaftlich entstanden?
• Welche Mitarbeitenden sind einzubeziehen und welcher Fluktuationsabschlag ist sachgerecht?

Gerade bei einer größeren Zahl anspruchsberechtigter Mitarbeitender können sich daraus erhebliche Auswirkungen auf Rückstellungen und Ergebnis ergeben.

Fazit

Der BFH macht deutlich, dass für die Rückstellungsbildung nicht allein der Beginn der Freistellung oder der Abschluss einer gesonderten Freistellungsvereinbarung entscheidend ist. Maßgeblich sind vielmehr die bereits bestehende Verpflichtung und deren wirtschaftliche Verursachung.

Das Urteil bezieht sich auf ein konkret ausgestaltetes Vorruhestandsmodell und lässt sich daher nicht pauschal auf jede Freistellung oder jedes Abfindungsprogramm übertragen. Unternehmen sollten entsprechende Modelle im Einzelfall prüfen und insbesondere die vertragliche Ausgestaltung sowie die wirtschaftliche Funktion der späteren Zahlungen berücksichtigen.

Quelle: BFH, Urteil vom 5. Februar 2026, IV R 11/24