Ob Messebesuch in Italien, Projektgeschäft in Österreich oder Kundenveranstaltung in Frankreich: Viele Unternehmen zahlen im Ausland Umsatzsteuer, ohne die bestehenden Erstattungsmöglichkeiten vollständig auszuschöpfen. Ein aktuelles BMF-Schreiben vereinfacht nun das Vorsteuervergütungsverfahren und stärkt die Digitalisierung der Antragsprozesse. Ein guter Anlass, bestehende Prozesse auf den Prüfstand zu stellen.
Vorsteuer aus dem Ausland – häufig unterschätztes Potenzial
Bei Geschäftsreisen, Messeauftritten oder grenzüberschreitenden Projekten fallen regelmäßig ausländische Umsatzsteuerbeträge an. Diese können Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen und ohne umsatzsteuerliche Registrierung in dem jeweiligen Land über das Vorsteuervergütungsverfahren zurückfordern.
Typische Beispiele sind:
- Hotel- und Übernachtungskosten
- Messe- und Veranstaltungskosten
- Mietwagenkosten
- Bewirtungen im Ausland
- Weitere betriebliche Aufwendungen mit ausländischer Umsatzsteuer
Gerade bei Unternehmen mit regelmäßigen internationalen Aktivitäten summieren sich diese Beträge schnell zu einem spürbaren Liquiditätsvorteil.
Was ändert sich?
Mit Schreiben vom 2. Juni 2026 hat das Bundesfinanzministerium den Umsatzsteuer-Anwendungserlass an die bereits vorgenommenen Änderungen der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung angepasst.
Im Mittelpunkt stehen die weitere Digitalisierung und Vereinfachung des Verfahrens. Insbesondere die elektronische Einreichung von Anträgen und Nachweisen wird gestärkt. Zudem werden die Anforderungen an die vorzulegenden Unterlagen modernisiert und stärker auf digitale Prozesse ausgerichtet.
An den grundsätzlichen Voraussetzungen für die Erstattung ausländischer Umsatzsteuer ändert sich hingegen wenig.
Warum ist das für den Mittelstand relevant?
Viele mittelständische Unternehmen verfügen nicht über spezialisierte Prozesse zur Erfassung und Beantragung ausländischer Vorsteuerbeträge. Dadurch bleiben Erstattungsansprüche häufig ungenutzt oder werden erst verspätet geltend gemacht.
Die aktuellen Anpassungen bieten Anlass, folgende Fragen zu prüfen:
- Werden ausländische Rechnungen systematisch erfasst?
- Sind die erforderlichen Angaben auf den Belegen vorhanden?
- Werden Fristen für Erstattungsanträge überwacht?
- Ist die digitale Archivierung der Belege ausreichend organisiert?
Insbesondere Unternehmen mit regelmäßigem Auslandsgeschäft können hier vorhandene Liquiditätspotenziale erschließen.
Praxistipp
Eine strukturierte digitale Erfassung ausländischer Rechnungen bereits im Rahmen der Reisekosten- oder Kreditorenprozesse erleichtert die spätere Antragstellung erheblich. Gleichzeitig lassen sich Fristen und Nachweispflichten besser überwachen.
Fazit
Das aktuelle BMF-Schreiben bringt keine grundlegenden Änderungen beim Vorsteuerabzug. Es setzt jedoch den Trend zu digitalen und effizienteren Verfahren konsequent fort.
Für mittelständische Unternehmen ist dies ein guter Zeitpunkt, bestehende Prozesse rund um die Erstattung ausländischer Umsatzsteuer zu überprüfen. Nicht selten lassen sich dabei bislang ungenutzte Erstattungsansprüche und damit zusätzliche Liquidität identifizieren.