Zunehmend Schwerpunkt in Betriebsprüfungen auch im Mittelstand: Dokumentationen von Verrechnungspreisen und Betriebsstättengewinnabgrenzungen

Dennoch war in der Vergangenheit dieser Bereich gerade bei kleineren und mittleren Unternehmen in Deutschland nur selten Gegenstand von Betriebsprüfungen. Nach unserer Beobachtung hat sich dies jedoch in jüngerer Zeit erheblich verändert: Häufig wird bereits zusammen mit der Prüfungsanordnung die Vorlage der entsprechenden Datensammlungen angefordert. Zwar bleibt den betroffenen Unternehmen ab dieser Anforderung regelmäßig eine Frist von 30 bzw. 60 Tagen zur Vorlage der Dokumentationen. Dies scheint auf den ersten Blick auch ausreichend viel Zeit zu sein. Unsere Erfahrung zeigt aber, dass die Aufbereitung aller relevanten Daten in dieser Zeitspanne schon bei kleineren Unternehmen bzw. Unternehmensgruppen (um es positiv auszudrücken) herausfordernd ist. Dies liegt regelmäßig zum einen an der Menge der  aufzuarbeitenden Daten. Zum anderen sollten die gewählten Verrechnungspreise bzw. Gewinnabgrenzungen einschließlich ihrer Dokumentationen regelmäßig nicht nur den deutschen, sondern auch den ausländischen Vorschriften in den jeweils betroffenen anderen Staaten entsprechen. Die Zusammenarbeit mit den jeweiligen ausländischen Unternehmens- bzw. Gruppeneinheiten sowie deren Steuerexperten ist daher zur Vermeidung unnötiger Steuerrisiken vielfach unerlässlich.

Hinweis: Vor diesem Hintergrund in Verbindung mit den empfindlichen Sanktionen, welche bei Nicht- bzw. Späterfüllung der Dokumentations- bzw. Vorlagepflichten gegenüber der Finanzverwaltung drohen, ist eine regelmäßige, frühzeitige Dokumentationsvorsorge vorteilhaft. Die Verrechnungspreisdokumentation ist dabei ein anspruchsvolles Projekt, bei dem vielfältige Aspekte wie etwa die folgenden Punkte zu bedenken sind:

• Soweit zulässig, bietet Sie zur Vermeidung von Doppelarbeiten sowie Kommunikationsproblemen zwischen den beteiligten Staaten eine einheitliche Dokumentation in einer einheitlichen Sprache (z.B. englisch) für die in- und ausländischen Finanzbehörden.
• Bei Leistungsbeziehungen mit nahe stehenden Personen bzw. Unternehmensteilen in mehr als zwei Staaten kann ggf. die Erstellung einer multilateralen Dokumentation in Erwägung gezogen werden. Eine solche Dokumentation kann unter Umständen effizient in Form elektronischer Datensammlungen mit Zentral- und Filialdokumenten erfolgen. Wichtig ist dann, im Wege einer effektiven Zugriffskontrolle sicherzustellen, dass die Finanzverwaltung eines Staats nur Zugang zu den für sie relevanten Daten hat.
• Die Darstellung der Unternehmens- bzw. Gruppenstruktur sowie der Leistungsbeziehungen (zusammen: sog. Sachverhaltsdokumentation) bildet regelmäßig die Grundlage für die Angemessenheitsanalyse der entsprechenden Verrechnungspreise/Gewinnabgrenzungen (sog. Angemessenheitsdokumentation). Der Konsistenz dieser beiden Abschnitte sollte daher besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden.
• Die Veränderung von Leistungsbeziehungen bzw. die Zuordnung von Wirtschaftsgütern im Zeitablauf ist besonders sensibel: Solche Vorgänge können Hinweise auf Funktionsverlagerungen geben, die ggf. zusätzliche Steuerlasten auslösen.